Algemene Voorwaarden
Artikel 1 – Definities
In deze algemene voorwaarden wordt verstaan onder:
Virtualinda: de eenmanszaak Virtualinda, gevestigd te Heiloo, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder het bij de overeenkomst vermelde KvK-nummer.
Opdrachtgever: de natuurlijke persoon of rechtspersoon die handelt in de uitoefening van beroep of bedrijf en met Virtualinda een overeenkomst aangaat.
Overeenkomst: iedere overeenkomst tussen Virtualinda en opdrachtgever, waaronder een overeenkomst voor Backoffice Reset, Backoffice Support, Specialistisch Support, Tijdelijk Support of een andere door Virtualinda aangeboden dienst.
Werkzaamheden: de werkzaamheden die Virtualinda op grond van de overeenkomst uitvoert.
Maandpakket: een overeenkomst waarbij opdrachtgever gedurende een afgesproken periode recht heeft op een vooraf afgesproken aantal uren ondersteuning per maand.
Reset: een eenmalig en afgebakend traject waarbij vooraf overeengekomen werkzaamheden worden uitgevoerd om achterstanden, knelpunten of organisatorische problemen binnen de backoffice aan te pakken.
Artikel 2 – Toepasselijkheid
2.1. Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle aanbiedingen, offertes, overeenkomsten en werkzaamheden van Virtualinda, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.
2.2. De specifieke afspraken over een opdracht worden vastgelegd in de offerte, opdrachtbevestiging, overeenkomst of het maandpakket. Bij tegenstrijdigheid tussen een specifieke schriftelijke afspraak en deze algemene voorwaarden gaat de specifieke afspraak voor.
2.3. Algemene of inkoopvoorwaarden van opdrachtgever zijn niet van toepassing, tenzij Virtualinda deze uitdrukkelijk schriftelijk heeft aanvaard.
2.4. Afwijkingen van deze algemene voorwaarden zijn uitsluitend geldig indien deze schriftelijk zijn overeengekomen.
2.5. Indien een bepaling uit deze algemene voorwaarden nietig of vernietigbaar blijkt, blijven de overige bepalingen van kracht. Partijen zullen in dat geval in overleg treden over een geldige bepaling die zoveel mogelijk aansluit bij de bedoeling van de oorspronkelijke bepaling.
Artikel 3 – Aanbiedingen en offertes
3.1. Offertes van Virtualinda vermelden, indien van toepassing, de werkzaamheden, prijs, looptijd, geldigheidsduur en overige specifieke voorwaarden.
3.2. Een offerte is geldig gedurende de daarin vermelde termijn. Indien geen termijn is vermeld, is de offerte 14 dagen geldig.
3.3. Kennelijke fouten of vergissingen in offertes en andere communicatie binden Virtualinda niet.
3.4. Een offerte geldt uitsluitend voor de daarin omschreven opdracht en vormt geen automatisch aanbod voor toekomstige werkzaamheden.
3.5. De opdrachtgever is verantwoordelijk voor de juistheid en volledigheid van de informatie die aan Virtualinda wordt verstrekt en waarop het aanbod is gebaseerd.
Artikel 4 – Totstandkoming van de overeenkomst
4.1. Een overeenkomst komt tot stand nadat opdrachtgever de offerte of opdrachtbevestiging schriftelijk of per e-mail heeft aanvaard, of zodra Virtualinda met instemming van opdrachtgever met de werkzaamheden begint.
4.2. Bij maandpakketten en tijdelijke ondersteuning wordt de looptijd en het aantal uren vooraf overeengekomen.
4.3. Een kennismakingsgesprek, intake of Backoffice Check leidt niet automatisch tot een overeenkomst voor verdere dienstverlening.
Artikel 5 – Uitvoering van de werkzaamheden
5.1. Virtualinda voert de werkzaamheden naar beste inzicht, vermogen en professionele zorgvuldigheid uit.
5.2. Virtualinda bepaalt, binnen de gemaakte afspraken, zelfstandig de wijze waarop werkzaamheden worden uitgevoerd.
5.3. Virtualinda kan werkzaamheden uitvoeren op afstand en, indien overeengekomen, op locatie van opdrachtgever.
5.4. Virtualinda is gerechtigd derden in te schakelen indien dit voor een goede uitvoering van de opdracht noodzakelijk of wenselijk is. Virtualinda informeert opdrachtgever hierover indien dit relevant is voor de opdracht.
5.5. Virtualinda zal werkzaamheden niet uitvoeren wanneer deze in strijd zijn met wet- of regelgeving, rechten van derden of de professionele integriteit van Virtualinda.
5.6. Virtualinda geeft geen garantie dat werkzaamheden leiden tot een bepaald commercieel, financieel of ander bedrijfsresultaat, tenzij schriftelijk uitdrukkelijk een concreet resultaat is overeengekomen.
Artikel 6 – Verplichtingen van opdrachtgever
6.1. Opdrachtgever verstrekt tijdig alle informatie, documenten, toegang, instructies en bevoegdheden die redelijkerwijs nodig zijn voor de uitvoering van de werkzaamheden.
6.2. Opdrachtgever staat in voor de juistheid, volledigheid en rechtmatigheid van de verstrekte informatie en materialen.
6.3. Indien opdrachtgever noodzakelijke informatie of toegang niet tijdig verstrekt, kan dit gevolgen hebben voor de planning, uitvoering en oplevering van de werkzaamheden.
6.4. Virtualinda is niet verantwoordelijk voor gevolgen die rechtstreeks voortvloeien uit onjuiste, onvolledige of te laat aangeleverde informatie van opdrachtgever.
6.5. Opdrachtgever blijft verantwoordelijk voor de uiteindelijke beslissingen die op basis van door Virtualinda uitgevoerde werkzaamheden worden genomen, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.
Artikel 7 – Backoffice Reset
7.1. Een Backoffice Reset is een eenmalig en afgebakend traject.
7.2. Voor aanvang worden de werkzaamheden en gewenste resultaten zo concreet mogelijk vastgelegd.
7.3. De prijs van een Backoffice Reset is gebaseerd op de vooraf overeengekomen scope en niet op een onbeperkt aantal werkzaamheden.
7.4. Werkzaamheden die buiten de overeengekomen scope vallen, worden alleen uitgevoerd na overleg met opdrachtgever en kunnen afzonderlijk worden gefactureerd.
7.5. De planning en doorlooptijd van een Reset zijn mede afhankelijk van het tijdig beschikbaar stellen van benodigde informatie, bestanden, systemen en toegangen door opdrachtgever.
7.6. Een Backoffice Reset geeft geen recht op structurele ondersteuning na afloop. Indien opdrachtgever verdere ondersteuning wenst, kunnen partijen hierover afzonderlijke afspraken maken.
Artikel 8 – Backoffice Support en maandpakketten
8.1. Bij Backoffice Support wordt gewerkt met een vooraf overeengekomen aantal uren per maand.
8.2. De uren kunnen worden ingezet voor de vooraf afgesproken werkzaamheden binnen de backoffice van opdrachtgever.
8.3. Het maandpakket geeft opdrachtgever recht op de afgesproken capaciteit. Het geeft geen recht op onbeperkte beschikbaarheid van Virtualinda.
8.4. Werkzaamheden worden ingepland op basis van prioriteit, beschikbare capaciteit en de gemaakte afspraken.
8.5. Niet-gebruikte uren vervallen aan het einde van de betreffende maand, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.
8.6. Meerwerk of werkzaamheden buiten het afgesproken maandpakket worden uitsluitend uitgevoerd na overleg en kunnen tegen het geldende aanvullende uurtarief worden gefactureerd.
8.7. Het is opdrachtgever niet toegestaan om niet-gebruikte uren op te sparen met als doel deze later als een afzonderlijke opdracht in te zetten, tenzij hierover schriftelijk andere afspraken zijn gemaakt.
Artikel 9 – Tijdelijk Support
9.1. Tijdelijk Support wordt aangegaan voor een vooraf overeengekomen periode en capaciteit.
9.2. De afgesproken uren worden per maand beschikbaar gehouden voor opdrachtgever.
9.3. De tijdelijke overeenkomst eindigt automatisch na afloop van de overeengekomen periode, tenzij partijen schriftelijk anders overeenkomen.
9.4. Tussentijdse beëindiging van een overeenkomst voor bepaalde tijd is alleen mogelijk indien dit vooraf schriftelijk is overeengekomen.
9.5. Indien opdrachtgever een tijdelijke overeenkomst tussentijds beëindigt zonder overeengekomen opzeggingsmogelijkheid, kunnen reeds geplande capaciteit en reeds uitgevoerde werkzaamheden in rekening worden gebracht, voor zover wettelijk toegestaan en redelijk in verhouding tot de gemaakte afspraken.
Artikel 10 – Specialistisch Support
10.1. Specialistisch Support wordt uitgevoerd op basis van de werkzaamheden, capaciteit en eventuele looptijd die vooraf zijn overeengekomen.
10.2. Vanwege het specialistische karakter van bepaalde opdrachten kunnen aanvullende voorwaarden, instructies of verantwoordelijkheden worden vastgelegd in de offerte of opdrachtbevestiging.
10.3. Virtualinda bepaalt vooraf in overleg met opdrachtgever of een aangevraagde opdracht aansluit bij de kennis, ervaring en beschikbare capaciteit van Virtualinda.
Artikel 11 – Prijzen en tarieven
11.1. Alle door Virtualinda genoemde prijzen zijn exclusief btw, tenzij uitdrukkelijk anders vermeld.
11.2. Voor een opdracht geldt het tarief dat in de offerte, overeenkomst of actuele prijsafspraak is vermeld.
11.3. Virtualinda is gerechtigd tarieven voor toekomstige opdrachten of toekomstige abonnementsperioden te wijzigen.
11.4. Bij een lopend maandabonnement wordt een voorgenomen tariefwijziging ten minste één maand vooraf aangekondigd, tenzij sprake is van een wettelijke wijziging of een andere omstandigheid waardoor een andere termijn redelijkerwijs noodzakelijk is.
11.5. Een prijswijziging geeft opdrachtgever niet automatisch het recht om reeds geleverde werkzaamheden of reeds verstreken abonnementsperioden te annuleren.
Artikel 12 – Facturatie en betaling
12.1. Maandpakketten worden in beginsel vooraf per maand gefactureerd.
12.2. Losse werkzaamheden en werkzaamheden die niet binnen een maandpakket vallen, worden in beginsel achteraf gefactureerd.
12.3. De betalingstermijn bedraagt 14 dagen na factuurdatum, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.
12.4. Indien opdrachtgever niet tijdig betaalt, is opdrachtgever na het verstrijken van de betalingstermijn in verzuim, voor zover daarvoor geen nadere ingebrekestelling is vereist.
12.5. Bij niet-tijdige betaling kan Virtualinda de wettelijke rente en, voor zover wettelijk toegestaan, buitengerechtelijke incassokosten in rekening brengen.
12.6. Indien opdrachtgever na een betalingsherinnering niet betaalt, is Virtualinda gerechtigd de werkzaamheden tijdelijk op te schorten totdat betaling heeft plaatsgevonden.
12.7. Opschorting wegens betalingsachterstand laat de betalingsverplichting van opdrachtgever voor reeds verrichte werkzaamheden of gereserveerde capaciteit onverlet.
Artikel 13 – Annulering en opzegging
13.1. Annulering van een losse opdracht dient zo spoedig mogelijk schriftelijk of per e-mail te worden gemeld.
13.2. Reeds uitgevoerde werkzaamheden en reeds gemaakte kosten kunnen bij annulering in rekening worden gebracht.
13.3. Voor een Backoffice Reset kunnen in de offerte specifieke afspraken over annulering worden opgenomen.
13.4. Een overeenkomst voor onbepaalde tijd kan, tenzij anders overeengekomen, door beide partijen schriftelijk worden opgezegd met een opzegtermijn van één kalendermaand.
13.5. Voor overeenkomsten voor bepaalde tijd geldt de overeengekomen looptijd. Tussentijdse opzegging is alleen mogelijk indien dit schriftelijk is overeengekomen of wanneer de wet dit bepaalt.
Artikel 14 – Klachten
14.1. Opdrachtgever meldt klachten over de uitvoering van werkzaamheden zo spoedig mogelijk nadat opdrachtgever de tekortkoming heeft ontdekt of redelijkerwijs had kunnen ontdekken.
14.2. Klachten worden bij voorkeur schriftelijk of per e-mail gemeld en zo concreet mogelijk omschreven.
14.3. Virtualinda krijgt een redelijke mogelijkheid om een gegronde klacht te beoordelen en, indien mogelijk, te herstellen.
14.4. Het indienen van een klacht schort de betalingsverplichting niet op, tenzij de wet of de aard van de klacht anders vereist.
Artikel 15 – Intellectueel eigendom
15.1. Intellectuele eigendomsrechten op door Virtualinda ontwikkelde originele documenten, templates, werkwijzen, formats, modellen en andere materialen blijven bij Virtualinda, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.
15.2. Na volledige betaling krijgt opdrachtgever, voor zover noodzakelijk, een gebruiksrecht voor het overeengekomen doel.
15.3. Het is opdrachtgever niet toegestaan materialen van Virtualinda zonder toestemming commercieel aan derden ter beschikking te stellen, te verkopen of te verspreiden.
15.4. Materialen en informatie die door opdrachtgever zelf zijn aangeleverd blijven eigendom van opdrachtgever of de rechthebbende.
Artikel 16 – Vertrouwelijkheid
16.1. Beide partijen behandelen vertrouwelijke informatie die zij in het kader van de overeenkomst van elkaar ontvangen vertrouwelijk.
16.2. Vertrouwelijke informatie wordt uitsluitend gebruikt voor de uitvoering van de overeenkomst.
16.3. Deze verplichting blijft ook na beëindiging van de overeenkomst van kracht.
16.4. De geheimhoudingsverplichting geldt niet voor informatie die openbaar is, rechtmatig van een derde is verkregen of op grond van een wettelijke verplichting moet worden verstrekt.
Artikel 17 – Persoonsgegevens en informatiebeveiliging
17.1. Partijen handelen bij de verwerking van persoonsgegevens overeenkomstig de toepasselijke privacywetgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
17.2. Indien Virtualinda persoonsgegevens verwerkt namens opdrachtgever en daarbij sprake is van een verwerkersrelatie, kunnen partijen aanvullende afspraken vastleggen in een verwerkersovereenkomst.
17.3. Opdrachtgever is verantwoordelijk voor het bepalen van de rechtmatige grondslag voor de verwerking van persoonsgegevens en voor de gegevens die aan Virtualinda ter beschikking worden gesteld, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.
17.4. Virtualinda neemt passende technische en organisatorische maatregelen om informatie die in het kader van de opdracht wordt verwerkt zorgvuldig te behandelen.
Artikel 18 – Aansprakelijkheid
18.1. Virtualinda is uitsluitend aansprakelijk voor directe schade die het rechtstreekse gevolg is van een toerekenbare tekortkoming in de uitvoering van de overeenkomst.
18.2. Virtualinda is, voor zover wettelijk toegestaan, niet aansprakelijk voor indirecte schade, gevolgschade, bedrijfsschade, omzet- of winstderving, gemiste besparingen, reputatieschade of schade door verlies of beschadiging van gegevens.
18.3. De aansprakelijkheid van Virtualinda is, voor zover wettelijk toegestaan, beperkt tot het bedrag dat voor de betreffende opdracht in de twaalf maanden voorafgaand aan de schadeveroorzakende gebeurtenis door opdrachtgever aan Virtualinda is betaald, met een maximum van het bedrag dat in het betreffende geval door de aansprakelijkheidsverzekering van Virtualinda wordt uitgekeerd.
18.4. Indien de verzekering geen dekking biedt voor de betreffende schade, is de aansprakelijkheid beperkt tot het voor de betreffende opdracht betaalde bedrag, tenzij een dergelijke beperking op grond van dwingend recht niet is toegestaan.
18.5. De in dit artikel opgenomen beperkingen gelden niet indien en voor zover de schade het gevolg is van opzet of bewuste roekeloosheid van Virtualinda.
18.6. Iedere aansprakelijkheidsbeperking geldt uitsluitend voor zover deze wettelijk is toegestaan.
Artikel 19 – Overmacht
19.1. Virtualinda is niet gehouden tot nakoming van een verplichting wanneer nakoming tijdelijk of blijvend onmogelijk is als gevolg van omstandigheden die redelijkerwijs niet aan Virtualinda kunnen worden toegerekend.
19.2. Onder overmacht kunnen onder meer vallen: ziekte, langdurige uitval, storingen van internet- of softwaresystemen, stroomstoringen, overheidsmaatregelen, natuurrampen en andere omstandigheden buiten de redelijke invloedssfeer van Virtualinda.
19.3. Tijdens overmacht worden verplichtingen opgeschort voor de duur van de overmachtssituatie.
19.4. Indien de overmachtssituatie langdurig voortduurt, kunnen partijen de overeenkomst in overleg geheel of gedeeltelijk beëindigen.
Artikel 20 – Gebruik van derden
20.1. Virtualinda kan voor bepaalde werkzaamheden gebruikmaken van derden.
20.2. Virtualinda blijft verantwoordelijk voor de zorgvuldige selectie en aansturing van derden voor zover deze namens Virtualinda werkzaamheden uitvoeren.
20.3. Indien voor de uitvoering van een opdracht een specifieke derde wordt ingeschakeld op verzoek of aanwijzing van opdrachtgever, kunnen aanvullende afspraken worden gemaakt over verantwoordelijkheid en aansprakelijkheid.
Artikel 21 – Niet-overname
21.1. Opdrachtgever zal gedurende de looptijd van de overeenkomst en gedurende zes maanden na beëindiging daarvan niet actief medewerkers of door Virtualinda ingeschakelde zelfstandige hulppersonen benaderen met het doel deze rechtstreeks voor opdrachtgever te laten werken.
21.2. Dit artikel geldt niet indien partijen hiervoor vooraf schriftelijk toestemming hebben gegeven.
21.3. Een algemene sollicitatie of reactie op een openbaar gepubliceerde vacature wordt niet beschouwd als een actieve benadering in de zin van dit artikel.
Artikel 22 – Beëindiging en opschorting
22.1. Virtualinda kan de uitvoering van werkzaamheden opschorten indien opdrachtgever wezenlijk tekortschiet in de nakoming van de overeenkomst, waaronder het niet tijdig betalen van facturen of het niet beschikbaar stellen van noodzakelijke informatie.
22.2. Indien een tekortkoming niet binnen een redelijke termijn wordt hersteld, kunnen partijen de overeenkomst beëindigen voor zover dit wettelijk is toegestaan.
22.3. Bij faillissement, surseance van betaling of beëindiging van de onderneming van opdrachtgever kan Virtualinda de overeenkomst met onmiddellijke ingang opschorten of beëindigen, voor zover wettelijk toegestaan.
Artikel 23 – Wijziging van deze voorwaarden
23.1. Virtualinda kan deze algemene voorwaarden wijzigen voor toekomstige overeenkomsten.
23.2. Voor lopende overeenkomsten gelden wijzigingen alleen indien en voor zover dit juridisch is toegestaan en de opdrachtgever daarvan tijdig op de hoogte is gesteld.
23.3. Indien een wijziging wezenlijk nadelig is voor opdrachtgever, zal Virtualinda opdrachtgever hierover vooraf informeren.
Artikel 24 – Toepasselijk recht en geschillen
24.1. Op alle overeenkomsten tussen Virtualinda en opdrachtgever is Nederlands recht van toepassing.
24.2. Partijen proberen een geschil eerst in onderling overleg op te lossen.
24.3. Indien een geschil niet in onderling overleg kan worden opgelost, wordt het geschil voorgelegd aan de bevoegde rechter zoals bepaald volgens de wettelijke regels.
Artikel 25 – Slotbepaling
25.1. Deze algemene voorwaarden zijn voor het laatst gewijzigd in september 2026.
25.2. De meest recente versie van deze algemene voorwaarden is beschikbaar via de website van Virtualinda.
Virtualinda
Heiloo, Nederland
